Ett sammandrag på vad du ska tänka på vid utbetalning av lön till anställda (tjänstemän och kollektivanställda). Artikeln är skriven december 2016.
Då man har anställda skall dessa givetvis ha lön. På arbetsmarknaden delar man upp de anställda i två grupper, tjänstemän och arbetare. Numera brukar man dock inte använda ordet ”arbetare” utan man säger istället kollektivanställda. Grovt sett kan man säga att man är tjänsteman om man jobbar med administration och kollektivanställd om man jobbar mer praktiskt. Som exempel kan vi ta en plåtverkstad. De som jobbar på kontoret blir då tjänstemän och de som arbetar i verkstaden blir kollektivanställda. Arbetsledare räknas även de som tjänstemän.
Det är arbetsgivaren som bestämmer när lönen ska utbetalas. Utbetalningen kan ske flera gånger i månaden, t.ex. varannan vecka, eller som brukligt en gång per månad. Ett vanligt förekommande datum för utbetalning är den 25:e i varje månad. Det finns ingen lag som reglerar när lön utbetalas, eller vilken period som skall gälla, men det är väldigt praktiskt om man i företaget har som policy att man har en intjänand månad (händelsemånad) och en utbetalningsmånad.
Tjänstemän
Tjänstemän brukar normalt få sin lön samma månad som den avser. Om ni har en tjänsteman som börjar den 1 januari och har månadslön, så är det brukligt att lön utbetalas den 25 januari. Detta innebär att man på sätt och vis får lite ”förskottslön” eftersom tiden
26-31 januari ännu ej är intjänad. En eventuell avvikelse under januari, i form av frånvaro eller övertid, redovisas på februaris utbetalning.
Kollektivanställda
Kollektivanställda brukar normalt få sin lön utbetald månaden efter intjänandet. Detta innebär med samma exempel som ovan att en kollektivanställd blir anställd den 1 januari får sin lön utbetald i februari. Anledningen till detta bygger på historik då arbetarna (kollektivanställda) hade timlön. Hur många timmar man har jobbat vet man först då brytperioden är slut. Numera finns både timlön och månadslön för denna grupp av anställda. Många kollektivavtal kräver att man har månadslön om man jobbar 100 %.
Ett litet förtydligande…
Det som nämnts om att tjänstemän har lön för innevarande månad och att kollektivanställdas löner släpar en månad är vanligt förekommande. Det finns ingen lag som reglerar detta, vilket innebär att även tjänstemän kan ha släpande lön och kollektivanställda kan ha innevarande månad. Det finns heller inget som styr att det skall vara månadsvis rapportering, utan perioden kan arbetsgivaren reglera efter eget tycke. Exempel finns på arbetsgivare som lägger rapporteringsperiod den 21-20 månaden därpå, för att komma händelserna nära. Detta kan vara bra vid projektredovisning då man vill ha kostnaderna så aktuella som möjligt.
OBS!
Det är viktigt för företaget att se till att varje anställd lämnar in en tidrapport eller stämpelkort för att redovisa arbetad tid. Då det gäller tjänstemän med månadslön hör man ofta att det inte behövs någon tidrapport om det inte finns några avvikelser. Tänk på att tidrapporten är den anställdes faktura till företaget. Det är väl ingen som betalar en faktura som inte kommer?
Även om tidrapporten är blank så skall den lämnas in. Den som råkar illa ut i detta är löneadministratören, som får skäll av chefen om denne vet att Kalle haft semester under augusti men detta inte finns registrerat. Finns det då ingen tidrapport inlämnad så givetvis har löneadministratören slarvat bort denna enligt den anställde. Ha därför som policy att en tidrapport alltid ska lämnas in även om ingen avvikelse finns.
Lär dig mer genom att gå en utbildning i löneadministration hos oss!