En sammanfattning av vad du som arbetsgivare behöver känna till om semesterlagen.
Semester är en skyddslag som reglerar ledighet och ersättning.
Lagen säger genom 2§ Semesterlagen att ett avtal som inskränker lagen är ogiltig. Det innebär att semesterlagen är en skyddslag. Det går att göra avtal om förbättringar som att öka antal semesterdagar eller genom att öka semesterlönen. Man säger då att lagen är dispositiv.
Vanligt förekommande är att man har ett semesterår som startar den 1 april och avslutas den 31 mars året därpå. Detta är ett intjänandeår vilket betyder att man nästa år under samma period får ta ut sin intjänade (betalda) ledighet.
l—————————————-l l—————————————–l
Intjänande år 1 april-31 mars Uttagsår 1 april-31 mars
Uttagsåret blir givetvis intjänande år för året därpå o.s.v. Detta är vad lagen säger men eftersom lagen är dispositiv så går det att förhandla om andra perioder, vilket stat, kommun och landsting har gjort. Deras period håller sig inom kalenderåret med intjänande och uttag under samma period. Det finns för och nackdelar med båda sätten att lägga semesteråret. I det första exemplet är nackdelen att semester måste intjänas innan det går att ta ut den med betalning. I gengäld blir det alltid en slutlön i form av semesterlön att få ut, då man slutar. I det andra exemplet är fördelen att man får betalda semesterdagar innan man har tjänat in dem, med nackdel att man kan bli återbetalningsskyldig när man slutar, om för många dagar är uttagna mot vad som är intjänat.
Antal semesterdagar
Lagen säger att antal semesterdagar ska vara fem veckor, vilket i normalfallet blir 25 dagar. Semester kan endast tas ut i hela dagar och gäller endast arbetsdagar. Om någon arbetar endast på måndagar blir antalet semesterdagar fem. Tänk på att det alltid går åt en hel semesterdag även om det är en kortare arbetsdag. Man kan med andra ord inte ta en halvdag som semester. I vissa kollektivavtal (gäller oftast tjänstemän) finns det möjlighet att förhandla fram 30 dagar semester om den anställde avsäger sig betalning för övertid. Oftast gäller detta tjänster med högre befattning som har så kallad förtroendetid. Det finns även andra grupper som enligt avtal kan få fler dagar på grund av oreglerad arbetstid. Exempel på detta är utesäljare. Denna grupp kan ha 28 semesterdagar. Inom stat, kommun och landsting finns det även reglerat inom kollektivavtalen att semesterdagar ökar vid längre anställningstid eller vid högre ålder, vilket är ovanligt inom den privata sektorn.
Rätt till ledighet
En anställd har rätt till ledighet även om inte semesterdagen är betald. Om den anställde börjar sin tjänst den 1 april så blir detta intjänandeår inför nästa år. Den anställdes rätt till semester under detta år är fortfarande 25 dagar, dock är dessa obetalda.
Huvudsemester
En anställd har enligt lag rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden 1 juni -31 augusti. Lagen är som tidigare omnämnts dispositiv, vilket gör att man i vissa branscher förhandlat ner det till tre veckor. Det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet, vilket innebär att arbetsgivaren beviljar semestern. En anställd som inte har tjänat in någon betald semester kan inte tvingas att ta ut ledighet med löneavdrag.
Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att samtliga anställda tar ut 20 dagar semester. Detta gäller då under semesteråret och handlar om betalda dagar. Arbetsgivaren kan inte tvinga ut obetalda semesterdagar om detta inte har förhandlats. Ledighet får inte bytas ut mot att man arbetar och får ut semesterdagen i pengar. Detta gäller dock inte dag 26-30 om fler dagar än 25 är avtalade. Dessa kan betalas ut i pengar.
Observera att en anställd som blir uppsagd behöver inte ta ut sin semester under uppsägningstiden om denna inte överstiger sex månader.
Förskottsemester
Den som inte har tjänat in tillräckligt med semester kan med arbetsgivaren komma överens om s.k. förskottsemester. Detta brukar vara vanligast i tjänstemannaavtalen, men även IF-Metall har sedan några år detta i sitt kollektivavtal. Förskottsemester innebär att den anställde får semester utan löneavdrag.
Grovt sett kan man säga att ett år består av elva månadslöner och en semesterlön. När någon tar ledigt byts bokföringsmässigt månadslön ut mot semesterlön. Exempel vid uttag av en semesterdag:
Månadslön 20 000 – bokföringskonto 7210
Semesteravdrag 4,6 % -920 – bokföringskonto 7210
Semesterlön 4,6 % +920 – bokföringskonto 7290
Semestertillägg 0,8 % +160 – bokföringskonto 7290
———————————–
Detta ger en bruttolön på 20 160 kr
Man får inte betalt då man inte arbetar. Därför görs ett avdrag på lön med 4,6 % enligt många avtal. Om semestern är intjänad betalas detta tillbaka med 4,6 % på bokföringskontot 7290. Dessutom tillkommer på intjänad dag 0,8 % på månadslönen. Om en obetald dag tas ut blir exemplet detta:
Månadslön 20 000 – bokföringskonto 7210
Semesteravdrag -920 – bokföringskonto 7210
Detta ger en bruttolön på 19 080 kr
Den som får förskottsemester slipper avdraget på 920 kr och får då istället en skuld till arbetsgivaren. Denna skuld ligger kvar och skall återbetalas om den anställde slutar inom fem år. Återbetalning behöver ej ske om den anställde blir uppsagd på grund av arbetsbrist eller måste sluta på grund av sjukdom. Observera att skulden inte räknas ner under dessa år, utan ligger oförändrad och försvinner helt efter fem år. Det går inte heller att kvitta skulden mot intjänade dagar, då dessa har andra värden.
Beräkning av semesterdagar
Beräkning för att tjäna in semesterdagar sker enligt följande formel:
Anställningsdagar x semesterrätt/365
Om en person börjar den 1 januari och semesteråret följer april-mars blir resultatet följande:
Januari 31 dagar
Februari 28 dagar
Mars 31 dagar
= totalt 90 dagar
90 anställningsdagar x 25 dagars semesterrätt/ 365 dagar på året ger då 6,16 dagar. Då semester räknas endast i hela dagar blir det en upphöjning på grund av decimalen till 7 betalda dagar och 18 obetalda semesterdagar. Detta ger då tillsammans 25 dagar. Om anställningen påbörjas efter 31 augusti under semesteråret har den anställde endast rätt till fem semesterdagar, som är obetalda.
Sparande av semesterdagar
Om en anställd har tjänat in full semester men endast tagit ut 20 dagar så får de fem kvarvarande dagarna sparas enligt lag i fem år. Det finns möjlighet att komma överens om att ta ut dessa dagar det sjätte året. Det är endast betalda dagar som kan sparas. Obetalda dagar har inget värde och försvinner vid omläggningen av semesteråret.
Semestergrundande frånvaro
En anställd kan vara frånvarande på grund av sjukdom, föräldraledighet, studier och så vidare. En del frånvaro är enligt lag semestergrundande till viss tid och kan trots frånvaro ge full semester. Några exempel på frånvaro som är semestergrundande:
– Ledighet vid sjukdom 180 kalenderdagar + insjuknandeåret. Om den anställde återgår i arbete mer än 14 dagar blir det en ny sjukperiod.
– Föräldraledighet är semesterlönegrundande upp till 120 kalenderdagar per förälder, eller för ensamstående förälder upp till 180 dagar.
– Risk för överförande av smitta, upp till 180 kalenderdagar.
– Närståendevård, upp till 45 kalenderdagar.
– Vård av barn (tillfällig föräldraledighet) upp till 120 arbetsdagar per barn och år.
– Ledighet vid utbildning kan vara semestergrundande upp till 180 dagar. Undersök vad som gäller för den aktuella utbildningen.
Uttagsordning av semesterdagar
Semester skall enligt lag tas ut i följande ordning:
1. Betalda semesterdagar
2. Sparade dagar
3. Obetalda dagar
4. Tjänstledighet
Skillnaden mellan obetalda dagar och tjänstledighet är att obetalda dagar är semestergrundande. Detta innebär att du inte kan spara semesterdagar samma år som du tar ut sparade dagar.
Deltid och heltid
Från den 1 april 2010 har man ändrat i lagen så att dagarna man skall ta ut har samma värde då det gäller sparade dagar som ordinarie intjänad semester, efter sysselsättningsgraden under intjänande året. Lagen är dispositiv vilket innebär att man kan avtala om annat. Om jag under intjänande tiden har arbetat deltid (50 %) och efter den 1 april kommer att arbeta 100 procent blir uträkningen per dag som följer:
Månadslön 100 % 20 000
Semesteravdrag 4,6 % -920
Semesterlön 4,6 % av 50 % +460
Semestertillägg 0,8 % av 50 % +80
Bruttolön 19 620 kr
Semesterlön kollektivanställda
Kollektivanställda har normalt en enligt avtal lägsta semesterlön per dag. Det är därför viktigt att bokföra samtlig frånvaro så att arbetsgivaren slipper skjuta till de pengar som ligger under avtalet. Vanlig förekommande uträkning för arbetarens semester är följande formel i fem steg:
Semesterlönegrundande lön/antalet arbetade timmar = snittlön per timma
Semesterlönegrundande frånvarotimmar x snittlön = semesterlönegrundande frånvarobelopp
Semesterlönegrundande lön + semesterlönegrundande frånvarobelopp = totalt semesterunderlag
Totalt semesterunderlag x 12 % (eller avtalad semesterlöneprocent) = semesterersättning
Semesterersättning/antal betalda dagar = semesterlön per dag.
Vi hjälper dig med frågor kring lön och HR
Vi kan hjälpa dig med HR-relaterade frågor samt lönehantering.